Если у вас нет достаточного опыта проведения совещаний и деловых встреч, воспользуйтесь нашими простыми советами.
Первое
Во-первых, распределите вопросы. Обычно на повестке дня обсуждается немало вопросов, что вызывает у большинства собравшихся скуку. Если для обсуждения накопилось слишком много вопросов, лучше провести не одно совещание.
Второе
Во-вторых, поговорите о жизни с кем-либо. Не стоит становиться молчаливым разведчиком на деловых встречах, но разговоры за жизнь всё-таки рекомендуется оставить вне встреч. Не следует из-за этих разговоров затягивать встречу, ведь дел всегда хватает. Да и на встречу следует приходить подготовленным.
Третье
В-третьих, нужны лишь нужные люди, остальных приглашать не стоит. От большого скопления людей эффективность встреч только снижается. Большое скопление людей создаёт немало шума, да и внимание такого количества людей бывает тяжело удержать. Если вы ожидаете от встречи конкретных результатов, то ненужных людей лучше не приглашать.
Четвертое
В-четвёртых, следует соблюдать регламент. Обычно на представление проекта, работа над которым длилась свыше года, отводится 3 минуты. Вот почему 5–10 минут на обычном совещании будет щедростью. К тому же у докладчиков будет хороший стимул для подготовки, а шансы на успешное окончание встречи в ближайшее время только повысятся.
Пятое
В-пятых, право голоса. Согласно Всеобщей декларации прав человека, на собрании каждый человек должен иметь право голоса. Любое совещание подразумевает под собой командную работу. Исходя из этого, любой сотрудник, включая руководящий состав, на выступлении должен иметь столько же времени, сколько и обычные сотрудники.
Шестое
В-шестых, новые идеи. На совещании можно понять, умеют ли сотрудники совместно работать. Если в это время появилась полезная идея, следует подумать о её реализации. Совещание станет более насыщенным, если его провести с использованием элементов мозгового штурма.
Седьмое
В-седьмых, застенографируйте. Важно научиться подводить итоги встречи, в этом и есть её суть. В конце совещания в обязательном порядке подведите итоги, участникам отправьте итоги по электронной почте в качестве руководства.
Помните о том, кто опаздывает на совещание, будет вынужден сидеть в первом ряду.
